1. der Fahrer hat ein Fahrzeug gelenkt, für dessen Führen keine Nachweispflicht besteht
2. der Fahr war krank
3. der Fahrer war in Urlaub oder
4. der Fahrer hat aus anderen Gründen kein Fahrzeug gelenkt (nur Inlandsbescheinigung Deutschland)

Der Unternehmer hat den betroffenen Fahrern eine solche Bescheinigung vor Fahrtantritt unter Angabe der Gründe für das Fehlen von Arbeitszeitnachweisen auszustellen und auszuhändigen. Diese Bescheinigung darf nicht handschriftlich ausgefüllt sein und muss vom Unternehmer oder einer von ihm beauftragten Person, die nicht der Fahrer selbst sein darf, und vom Fahrer unterschrieben werden.

Die Kommission der Europäischen Gemeinschaften hat hierzu ein Musterformblatt erstellt. Auch wenn dieses Formblatt in Deutschland nicht verbindlich vorgeschrieben ist, empfehlen wir dessen Verwendung besonders im grenzüberschreitenden Verkehr, um Schwierigkeiten bei etwaigen Kontrollen im EU-/EWR-Ausland zu vermeiden. In einigen europäischen Staaten ist dieses Formblatt zum Teil vorgeschrieben. 
In den Fällen, in denen eine solche Bescheinigung nicht ausgestellt werden kann, weil die berücksichtigungsfreien Tage unterwegs angefallen sind, hat der Unternehmer eine solche Bescheinigung nachträglich auszustellen und vorzulegen.

Verantwortung für Verstöße/ Geldbußen Für begangene Verstöße sollen ab sofort alle an einer Transportkette Beteiligten zur Verantwortung gezogen werden, also nicht allein der Fahrer, sondern auch der Arbeitgeber und der Auftraggeber, vgl. Art. 10 VO (EG) 561/2006. Ein klassisches Mitverschulden z.B. des Verladers wäre gegeben, wenn der Verlader von einem Frachtführer verlangt, dass seine Ware bis zum Zeitpunkt X ausgeliefert werden soll, obwohl offensichtlich ist, dass der genannte Termin nur bei einer Missachtung der Lenk- und Ruhezeiten eingehalten werden kann.